Ce tableau présente toutes les fonctionnalités de la solution TIMESHEET.BX v2. Cliquez sur un sujet listé pour y découvrir en détails les fonctionnalités de la version 2 de cette application.
Accès et sécurité
Accès Web à partir d'un navigateur Web (Internet Explorer or Firefox).
Authentification des utilisateurs intégrée avec le domaine réseau (Active Directory).
Authentification traditionnelle par nom d'usager et mot de passe.
Technologie AJAX permettant une consultation et une saisie plus rapide pour l'utilisateur.
Rôles des utilisateurs intégrés avec ceux défini dans le système RH (aucune duplication de configuration requise).
Les employés, les superviseurs et gestionnaires ont accès à un tableau de bord leur permettant de consulter les feuilles de temps et compte de dépenses des employés. Il est aussi possible de rechercher et filtrer chaque vue.
Saisie de temps
Saisie de feuille de temps hebdomadaire.
Saisie de temps quotidienne.
Saisie assistée et recommandations en temps-réel à la saisie de chaque caractère.
Commentaires et notes de facturation hebdomadaires et quotidiennes.
Création d'une nouvelle feuille de temps vide ou à partir d'une feuille de temps déjà existante.
Les projets et activités peuvent être associés à des horaires spécifiques (Jour, Soir, Nuit, Week-end, etc...).
Les activités sont filtrées selon le projet.
Support d'un nombre illimité de banques de temps (Congés, Vacances, Maladie, etc...).
Définition de règles spécifiques de validations par employé et groupe d'employés : Solde initial, solde maximum, solde minimum, etc...
Permet un ajustement et transfert de balance pou un employé ou un groupe d'employés.
Accès aux banques de temps défini pour un employé ou un groupe d'employé.
Un total calculé en temps réel par ligne d'entré.
Un total calculé en temps réel par jour d'entré.
Saisie de dépense
Création d'un nouveau compte de dépense vide ou à partir d'un compte de dépense déjà existant.
Saisie assistée et recommandations en temps-réel à la saisie de chaque caractère.
Un nombre illimité de compte de dépense peut être créé pour une même période.
Support de multiples devises à travers un même compte de dépense.
Un délai maximum configurable de permission de saisie.
Un sommaire par devise.
Commentaires et notes de facturation par entrée de dépense.
Support des dépenses à coûts fixes et variables.
Paie
Définition de règles de travail spécifiques et applicables à un employé ou un groupe d'employés.
Les heures en temps supplémentaire sont ajustées en temps réel selon le facteur applicable à la plage de travail.
Le sommaire des calculs est mis à jour en temps réel lors de la saisie de la feuille de temps.
Possibilité d'utiliser le concept des heures travaillées ou les heures payables.
Les heures de travail sont calculées selon les règles spécifiques configurées de l'organisation.
Suivi des coûts de projet
Support d'un modèle de facturation quotidien.
Support de périodes fixes et variable de facturation.
Format d'exportation configurable.
Suivi de projets, activité, banques de temps et dépenses.
Approbation
Le superviseur peut rechercher et filtrer la liste des documents par le biais de plusieurs critères pertinents : intervalle de dates et périodes, état de la feuille de temps et du document, le superviseur approbateur, etc...
Les superviseurs et gestionnaires ont accès aux feuilles de temps et compte de dépenses les concernant peu importe leurs états.
L'approbation peut être appliquée à la feuille de temps et compte de dépense au complet.
L'approbation peut être appliquée aux entrées spécifiques de feuilles de temps et compte de dépense.
L'approbation peut être appliquée pour un modèle matriciel : Superviseur et chargé de projet.
Délégations
Un employé peut déléguer sa permission de saisie.
Chaque employé peut consulter et modifier ses délégations.
Les superviseurs et gestionnaires peuvent déléguer leur pouvoir d'approbation.
Chaque délégation peut être définie pour un intervalle de temps ou indéfiniment
Rapports
Un tableau de bord dédié aux rapports, offrant l'accès aux rapports à tous les utilisateurs selon leurs permissions d'accès.
Critères de recherche et de filtre disponible pour chaque grille de l'application offrant donc des rapports ad-hoc à tous les usagers.
Des rapports spécifiques peuvent être fournis.
Rapport des transactions de banques de temps.
Rapport des balances des banques de temps.
Rapport du temps réalisé sur un projet et/ou activité par projet ou employé.
Tous les rapports peuvent être exportés dans différents formats standards.
Intégration
TIMESHEET.BX V2 peut s'intégrer avec tous les ERP existants (Financiers, RH, Paie, Projet).
Microsoft Dynamics GP (8,9 and 10) intégration en temps réel (aucune importation en lot ou duplication de configuration).
Intégration à l'information de l'employé du module RH.
Intégration à l'assignation « Project Accounting »: Les projets et activités sont définis dans le système de gestion et comptabilité de projet.
Intégration avec la Paie canadienne et américaine (Canadian et US Payroll).
Intégration déconnecté avec des fichiers EXCEL (pour de plus petites organisations).
ACCÈS ET SÉCURITÉ
Gestion des utilisateurs avec leurs rôles pouvant se faire dans Dynamics GP. Il n'est pas nécessaire de recréer les utilisateurs dans la feuille de temps et le compte de dépenses.
Authentification des utilisateurs en lien avec le domaine réseau (Active Directory).
Création d'un lien entre le compte utilisateur du domaine réseau (Active Directory) et le compte employé dans Dynamics GP ou dans TIMESHEET.BX v2.
Possibilité pour un utilisateur qui n'est pas membre du domaine réseau (Active Directory) mais qui a un compte employé dans Dynamics GP d'utiliser la feuille de temps et le compte de dépenses.
Configurations spécifiques d'accès, de rôles et de sécurité pour la feuille de temps et le compte de dépenses dans une section administration de l'application TIMESHEET.BX v2.
Possibilité de rendre accessible la feuille de temps et le compte de dépenses sur le Web avec un accès sécurisé (utilisateur, mot de passe).
INTERFACE UTILISATEUR
Interface totalement Web accessible à partir d'un navigateur Web Internet Explorer (6.0 SP2 ou supérieur) et Firefox (2.0 ou supérieur).
L'utilisateur a accès à un tableau de bord permettant de voir la liste et l'état de ses feuilles de temps et comptes de dépenses.
Utilisation de la technologie AJAX permettant une consultation et une saisie plus rapide pour l'utilisateur.
L'interface peut être en tout temps, à la demande de l'utilisateur, être en anglais ou en français.
Les gestionnaires ont accès à un tableau de bord leur permettant de consulter les feuilles de temps et compte de dépenses des employés.
PROJETS ET ACTIVITÉS (AFFECTATION)
Les projets et les tâches peuvent être définis dans Dynamics GP Project Accounting.
L'accès aux projets tiens compte des assignations faites dans Dynamics GP .
Accès et recherche des projets et des activités lors de la saisie performante et adpaté à un grand volume de projets et activités.
TABLEAU DE BORD UTILISATEUR
L'utilisateur a accès à un tableau de bord permettant de voir la liste et l'état de ses feuilles de temps et comptes de dépenses.
L'employé a accès à l'historique de ses feuilles de temps et compte de dépenses soumis.
L'employé peut rechercher et filtrer la liste des documents par le biais de plusieurs critères pertinents : intervalle de dates et périodes, état de la feuille de temps et du document, le superviseur approbateur, etc...
TABLEAU DE BORD SUPERVISEUR
L'employé ayant le rôle de superviseur a accès à un tableau de bord permettant de voir la liste et l'état des feuilles de temps et comptes de dépenses à approuver.
Le superviseur a accès à l'historique des feuilles de temps et des comptes de dépenses approuvés.
Si l'employé est son propre superviseur, il peut y avoir une approbation automatique.
Le superviseur peut consulter toutes les feuilles de temps de ses employés peu importe l'état du document.
Le superviseur peut rechercher et filtrer la liste des documents par le biais de plusieurs critères pertinents : intervalle de dates et périodes, état de la feuille de temps et du document, le superviseur approbateur, etc...
TABLEAU DE BORD GESTIONNAIRE DE PROJET
L'employé ayant le rôle de gestionnaire de projet a accès à un tableau de bord permettant de voir la liste et l'état des feuilles de temps et comptes de dépenses à approuver.
Le gestionnaire de projet a accès à l'historique des feuilles de temps et des comptes de dépenses approuvés.
CRÉATION D’UNE FEUILLE DE TEMPS
Création d'une feuille de temps vide.
Création d'une feuille de temps à partir d'une feuille de temps déjà existante.
Copie de feuille de temps avec ou sans importation des heures saisies.
Une seule feuille de temps par période de saisie est permise .
BANQUES DE TEMPS ET D’HEURES
Les banques de temps permettent d'étendre Dynamics GP en fournissant une couche de création et de gestion pour des banques de temps multiples dans BXSYSTEMS et de les lier à Dynamics GP à travers des codes de paie ce qui offre une grande flexibilité.
Banque de temps reliés à Dynamics GP (Maladie, Vacances).
Banque d'heures personnelles reliée à Dynamics GP.
Possibilité de créer des projets administratifs dans Project Accounting se comportant comme des banques de temps.
Création d'autres banques d'heures avec une gestion dans BXSYSTEMS permettant d'étendre la quantité de banques d'heures disponibles dans Dynamics GP.
Outil permettant le transfert de temps entre les banques d'heures ou la modification des soldes (par employé ou pour tous les employés).
Accès, par banque par employé à un registre des transactions dans la banque de temps/heures.
Activation des banques par employés.
Les banques supportent différentes règles d'affaires comme le solde maximal, minimanl, initial, etc...
AJOUT D’UNE ACTIVITÉ ET SAISIE DE TEMPS DANS UNE FEUILLE DE TEMPS
Utilisation d'un calendrier pour choisir la période de paie.
Un accès aux projet et activités optimisé pour un très grand nombre de projets et activités.
Outil de recherche permettant de rechercher un projet et présentant une liste de résultats correspondants aux critères.
Choix dans une liste des tâches associées au projet sélectionné.
Possibilité d'une sélection multiple de tâches d'un projet à être ajoutées à la feuille de temps pour accélérer la saisie.
La saisie du temps peut être assignée à un horaire ou des primes (jour, nuit, soir, fin de semaine, etc...).
L'horaire peut être appliqué à la ligne entière ou jour par jour dans cette ligne. Dans ce premier cas, il devient donc permis de mettre plusieurs lignes avec la même tâche pour un projet à condition que chacune de ces lignes aient un horaire différent appliqué à la ligne entière.
Les primes peuvent être converties en heures régulières selon un ratio ou bien être directement associé à un code de paie.
Saisie de projet et activité assistée (autocomplete).
Saisie rapide du temps pour une tâche pour tous les jours de la semaine sur une seule ligne.
Inscription d'une note globale pour la feuille de temps.
Inscription d'une note attachée à la ligne projet-tâche.
Inscription d'une note attachée à chacune des journées d'une ligne projet-tâche.
Une seule ligne par tâche d'un projet par horaire est permise.
Il est possible de sauvegarder une feuille de temps en cours de saisie pour la compléter plus tard.
PRIMES
Les primes permettent une grande flexibilité en permettant d'entrer une quantité dans la feuille de temps et de lier cette quantité à un code de paye directement.
RÈGLES DE PAIE SELON LES TAUX
Possibilité de définir des modèles d'horaire avec leurs règles (quand débute le temps supplémentaire taux simple, taux et demi, double, à la journée ou à la semaine, etc.) et l'appliquer à un groupe d'employés.
HEURES TRAVAILLÉES OU HEURES PAYÉES
Possibilité d'utiliser le concept des heures travaillées ou les heures payées.
Les heures travaillées sont les heures réellement entrées dans la feuille de temps sans appliquer les taux de conversion des taux et demi et temps double.
Les heures payées permettent un affichage des heures converties selon les horaires et le temps supplémentaires fait. Par exemple, une journée de travail de 10 heures travaillées devient une journée de 11 heures si la règle est que le travail après 8h dans une journée est taux et demi.
Le sommaire des calculs est mis à jour en temps réel lors de la saisie de la feuille de temps et du compte de dépense.
CALCUL DES HEURES
Les totaux par ligne (tâche) et par colonnes (jours) ainsi que le total se calculent automatiquement au fur et à mesure que le temps est entré.
Le calcul des heures reflète en temps réel les règles d'affaires de l'entreprise.
Affichage d'un tableau sommaire des heures saisies avec leur répartition (Heures saisies. Heures non payables, Distribution des heures selon les horaires/taux, affichage des soldes des banques, total des heures à payer).
CRÉATION D’UN COMPTE DE DÉPENSES
Le compte de dépense peut fonctionner de manière indépendante à la feuille de temps (il n'est pas nécessaire d'activer la feuille de temps).
Création d'un compte de dépenses vide.
Possibilité d'avoir plusieurs comptes de dépenses par période de saisie.
Support d'un délai maximal de soumission d'une dépense.
Support de multiples devises au sein d'un même compte de dépense.
AJOUT D’UNE DÉPENSE DANS UN COMPTE DE DÉPENSES
Choix de la date de la dépense avec un calendrier.
Assignation de la dépense à un projet et une catégorie de coût.
Saisie de la quantité et du coût unitaire.
Support de multiples devises.
Si le compte de dépenses comporte plusieurs devises non converties, l'affichage du total se fera par devises.
Note pour chaque dépense.
DÉLÉGATION
Il est possible de nommer une personne ayant le pouvoir d'entrer du temps ou des dépenses à notre place. Ceci permet à une assistante/assistant d'agir à notre place.
Dans le tableau de bord, on peut faire la sélection dans une liste de personnes qui nous ont donné un droit de délégation et ainsi avoir accès à ces feuilles de temps et comptes de dépenses.
Il est possible de nommer une personne qui a le pouvoir de nous remplacer au niveau des rôles (comme le pouvoir d'approbation). Ceci sert pendant les congés de maladies et les vacances. Un superviseur se fait remplacer par une autre personne et pendant cette période, les feuilles de temps ou les comptes de dépenses se feront approuver par celle-ci.
OUTILS DE GESTION DIVERS
Outil permettant d'ajouter ou retrancher un montant supplémentaire à tous les employés ou à un groupe d'employés pour une période de saisie (exemple pour bonus d'entreprise).
Outil de gestion des employés ou de synchronisation à partir d'une autre source.
Outils de détermination automatique des règles de travail applicables à un employé ou groupe d'employés.
RAPPORTS
Un tableau de bors dédié aux rapports, offrant l'accès aux rapports à tous les utilisateurs selon leurs permissions d'accès.
Des rapports spécifiques peuvent facilement être fournis.
Rapport des transactions de banques de temps.
Rapport des balances des des banques de temps.
Rapport du temps réalisé sur un projet et/ou activité.
Tous les rapports peuvent être exporté dans différents formats standards.
